Kurumsal Yazılım

Yazılım dünyası, kurumların verimliliğini artırmak ve iş yapış şekillerini değiştirmek için bitmek tükenmek bilmeyen bir enerjiyle değişim içinde. Bu değişimin adı, Kurumsal Yazılım ve Yazılım Dünyasına Giriş. Bu trend tüm dünyada şirketler, firmalar ve işletmeler tarafından yakından takip ediliyor.

İş dünyasının yazılımla tanışmadığı günlerle bugünü kıyaslayacak olursak, iş zekasından ERP’ye, CRM’den e-işlere kadar birçok yeniliğin süreçleri ne denli kolaylaştırdığını görmemiz mümkün olacak. Özellikle kurumsal yazılımların, işletmelerin iş süreçlerine sağladığı destek ve verimliliklerini en üst düzeye çıkardığı gün gibi aşikar. Ancak geçmişte yapılan bazı hatalar, ülkemiz ekonomisinin büyük bölümünü oluşturan KOBİ’lerin yazılım ve bulut gibi teknolojilere hala uzak durmalarına neden oluyor.

Nedir bu kurumsal yazılım?

İşletmelerin yazılım seçerken en büyük sorunu ihtiyaç tespiti yapamamaları oluyor. Bunun için özellikle KOBİ ölçeğindeki işletmelere en büyük tavsiyemiz kurumsal ölçekteki bir şirketle çalışmaları. Bu doğrudan o şirketin yazılımı kendi sistemine uyarlaması da olabilir, hazır bir platform üzerinden kendisine en uygun yazılımı geliştirmesi de. Günün sonunda bu hareketle işletmeler, internet, altyapı, güvenlik ya da iş yapış modelleri gibi alanlarda yatırım ihtiyaçlarını belirleyerek en doğru yatırımları en uygun maliyetlerle yapabilir hale gelebilecek. Bu da gereksiz yatırımın önünü alacağı gibi işletmelerin teknoloji konusunu uzmanına devrederek asıl işlerine odaklanmalarının da önünü açacaktır.

Son dönemde buluta göz kırpan işletmeler, ERP’den iş zekâsına kadar neredeyse tüm kurumsal yazılım ihtiyaçlarını ya dış kaynak yoluyla alıyor ya da tamamen buluta taşıyor. Özellikle bulut teknolojilerine olan güvenin artmasıyla hızla yükselen bu eğilimle birlikte bulut özelinde faaliyet gösteren yeni girişimler de ekonomimiz içindeki yerini alıyor. Gelecekte ne olur bilinmez ancak şirketlerin, işletmelerin ve firmaların teknoloji eğilimlerini yakından takip etmesi, rekabette geri kalmamaları için hayati önem taşıyor. Dijitalleşmenin yadsınamaz bir gerçek olduğu dönemde, yeniliğe açık olmayan işletme kaybetmeye mahkumdur.

Şirketlerde Orijinal Yazılımın Önemi

Veriler, iş yaşamının temel taşlarıdır. Şirketinize ait verileri korumak kadar; onları iş yaşamınıza katkıda bulunacak şekilde değerlendirmek de hem sizin için hem de şirketiniz için büyük önem taşır. Yalnızca şirketinize ait temel bilgiler değil, şirket çatısı altında üretilen her ürün ya da bilgi büyük önem taşır. Peki, bu değerli bilgileri nasıl saklamalısınız? İş yaşamınız boyunca üretim için yararlandığınız yazılımları nasıl ve neden seçmelisiniz? Sorulacak çok soru var, ancak cevapları oldukça basit.

İş hayatının temposu asla düşmez. Gün içerisinde işlerinizi eksiksiz bir biçimde yerine getirmek ve daha iyi hizmet vermek için birçok yazılımdan yardım almanız gerekir. Yazılımlar temelde 3’e ayrılır: Sistem yazılımları, uygulama yazılımları ve çevrim içi yazılımlar. Sistem yazılımları, bilgisayarınızın düzgün bir biçimde çalışmasını sağlarken uygulama yazılımları ise kayıt tutmak, hesap yapmak gibi kullanıcıların belirli ihtiyaçlarına yönelik olarak kurgulanan Word, Excel gibi yazılımlardır. Son olarak çevrim içi yazılımlar da program dillerini makine diline çevirmeye yardımcı olurlar.

İş yerinde kullanacağınız yazılımları seçmek için ilk etapta ihtiyaçlarınızı belirlemeli ve sonrasında bu ihtiyaçları ortak paydada buluşturabilen, maliyet anlamında sizi zorlamayacak ve en önemlisi kullanımı kolay yazılımları tercih etmelisiniz. Özellikle bulut teknolojileriyle birlikte yepyeni bir döneme giren yazılım dünyasında, artık hem zamandan hem de bütçeden tasarruf ettirecek çözümler talep ediliyor.

Yazılım seçilirken en sık yapılan hatalardan biri ise aynı sektörde hizmet veren diğer şirketlerin yazılımlarını incelemek ve karar alma aşamasında bu yazılımlardan etkilenmektir. Bu hataya düşmemek için mutlaka kendi şirketinizin ihtiyaçlarını ve ekibinizin dinamiklerini gözden geçirmelisiniz. Ucuz yazılımlardan çok, kolay kullanım sunan ve en hızlı şekilde çözüm üretenleri tercih etmelisiniz. Kullanacağınız yazılımların çok yönlü olması ve güncellenebilir, yani ihtiyaçlarınıza göre şekillenebilir olması da zaman içerisinde gelişebilecek ek ihtiyaçlara karşı hazırlıklı olmanızı sağlayacaktır. Tüm bu süreci yönetmeden önce bu konuda uzmanlaşmış ve şirketlere özel yazılım seçimleri yapan ya da yalnızca o şirkete özel yazılımlar üreten profesyonellerle görüşebilir, bu konuda destek alabilirsiniz.

Tıpkı bir binanın temellerinin atılması gibi şirketlerin yazılım seçme ya da yaratma süreçleri de geri dönüşü zor ve hata payının düşük olması gereken süreçlerdir. Bu nedenle profesyonel yardım almayı mutlaka aklınızda önemli bir seçenek olarak tutmanız gerekir. Peki, hatalı bir seçim yapmanız, şirketinize gerçekten mali anlamda zarar verir mi? Yanıt ne yazık ki ‘evet’. Seçtiğiniz yazılımın iş yaşamınıza katkıda bulunmaması halinde yazılımı yenileme maliyeti en az sıfırdan yazılım satın almak ya da özel bir yazılım hazırlatmak kadar yüksektir. Üstelik yeni sisteme geçtiğinizde, eski sistemi bir anda bırakamazsınız. Çünkü iş akışınız asla durmaz ve yazılım şirketlerini bekleyemeyecek kadar önemlidir. Bu da geçiş süreci boyunca çifte sistem kullanacağınız anlamına gelir, yani çifte maliyet. Satın aldığınız yazılım büyük oranda işlemesine rağmen bazı ihtiyaçlarınızı karşılamıyorsa bu da sizin için yeni bir maliyet anlamına gelir. Tüm bunlara ek olarak standart güncelleme maliyetleri ve ihtiyaç halinde üçüncü parti ürün maliyetleri de eklenince tüm sürecin maliyeti tabiri caizse kendi boyunu aşıyor.

Hizmet verdiğiniz sektör hangisi olursa olsun ilk olarak kendi ihtiyaçlarınıza, daha sonra ise internet üzerinden farklı mecraları yöneterek müşterilerinize ulaşmak durumundasınız. Web sitesi, sayfalar ya da özel portallar gibi birçok mecranın kurulumunu ve yönetimini üstlenmek ise sizin için yorucu olabilir. Bu nedenle ihtiyaçlarınıza yönelik yazılımlar sunan yazılım şirketleriyle çalışabilirsiniz. Böylece zaman içerisinde doğabilecek tüm problemlerle ilgili destek alma şansınız da olur. Diğer yandan tamamen şirketinizin belirli ihtiyaçlarına yönelik olarak hazırlandıkları için çalışma hayatınızda %100 verim sağlarken maliyetlerinizi azaltmanıza da yardımcı olur. Çok dar bir alanda hizmet veriyor ya da hazır yazılımların yetersiz kaldığını düşünüyorsanız şirketinize özel bir yazılım sahibi olmak sizin için çok daha kârlı olabilir.

Lisanssız Yazılım Kullanımı ve Cezaları

Her şirket için bir zorunluluk haline gelen yazılımların yasalar çerçevesinde satın alımı yapılarak lisanslı olarak kullanılması gerekiyor. Ancak bu yasal süreç ne yazık ki ülkemizde pek de ciddiye alınmıyor. Türkiye’de lisanssız yazılım kullanma oranının şirketler genelinde oldukça yaygın olduğunu gözlemliyor. Türkiye’de kullanılan yazılımlar arasında, her 100 yazılımdan 62’si “korsan” olarak, yani lisanssız şekilde kullanılıyor. Maliyetlerini düşürmek isteyen şirketler, aslında bu yolla hem kişisel verilerini hem de şirket verilerini tehlikeye atıyor. Çünkü lisanssız olarak kullanılan yazılımlar, daha seyrek zamanlarda güncellendikleri için siber saldırılara açık hale geliyorlar. Diğer yandan yine lisanssız olarak kullanıldıkları için herhangi bir aksaklık yaşandığında iletişime geçebileceğiniz yasal bir merci bulunmuyor. Yani kendi yarattığınız ‘canavar’ ile baş başa kalıyorsunuz.

Sahte yazılım kullanmanın ceza oranları da oldukça yüksek. Şirketinizde lisanssız yazılım tespit edilmesi halinde; lisanssız yazılımların bulunduğu bilgisayarlar ve teknik sistemler mühürleniyor ve sonrasında bu cihazlar imha ediliyor. Şirket sahibi ise 6 yıla kadar hapis ve 150.000 TL’ye kadar para cezasına çarptırılıyor. Tüm bunlara ek olarak şirketinizin ticari sicili de zedeleniyor ve 6 aydan 3 yıla kadar meslek ve ticaretten men cezasına çarptırılıyorsunuz. Yazılımlarla ilgili bu sert yasalar yalnızca şirket sahiplerini değil, bilgisayar kullanıcıları (yani çalışanları), kuruluşlar ve lisanssız ürün satan kişi ya da kurumları da bağlıyor. Özetle hem vaktinizden hem de bütçenizden olmamak ve iş yaşamınızı güvenli bir çatı altında sürdürmek için doğru yazılımları tercih ederek bu yazılımların kanun çerçevesinde hayata geçmesini sağlamalısınız.

Yazılım yaptırmak mı yoksa hazır paket satın almak mı?

Burada sorulması gereken soru aslında tam olarak işletmemin işlerini hızlandırmak, kârlılık oranımı arttıracak hamleler yapmak ve bilgi çöplüğünü belirli bir düzene oturtmak için neye ihtiyacım var? olacaktır. İhtiyaçlarını belirlemek için bir yazılım firmasına danışabilirsiniz yada bir liste haline getirebilirsiniz. İki fikir de işletmeniz için gerekli olacak yazılımın ortaya çıkmasında sizlere yardımcı olacaktır.

Paket programlar genelde eksik kalır. 15 yıllık tecrübemize dayanarak söylüyorum, Logo veya Mikro gibi büyük muhasebe yazılımı geliştiren firmaların bile ek yazılımlar yaptırdıkları yazılım ortaklığı yapan firmalar mevcut. Bunu olumsuz olarak algılamayınız. Yazılım şirketleri sizlerin işlerinin tamamını bilemez veya tüm varyasyonları hesaplayamazlar. Bu yüzden kaliteli yazılımcılar veya yazılımcı danışmanları, yazılım şirketlerinin müşterilerinin iş yerlerinde vakit geçirirler. Buna mevzuatı anlamak ve yazılımcıya doğru raporlama yapmak denir. Eğer bir paket program var ve siz onu satın aldıysanız, o paket programına kendi yazdıkları yazılımları entegrasyon yapabilirler. Şimdi sorumuzun şekli biraz değişti, paket programlarına entegrasyon ne kadar sağlıklı? Üzgünüm ama o da çok sağlıklı değil. Çünkü bir yazılım şirketinin kendine has alt yapı çalışmaları vardır ve kendileri bu yapıyı oluşturduklarında konuya %100 hakim olurlar. Ama bir yazılımcının başka birinin yazdığı alt yapıya hakim olması ve onu anlaması hem zaman alır hemde sağlıklı olmaz. Yazılan dil aynı veya benzeri diye düşünebilirsiniz. Yapılan iş aynı veya benzeri diyebilirsiniz. Ama bir yazılımın temeli içerisinde yüzlerce insanın yaşadığı büyük bir binanın alt yapısına benzer. Çok önemlidir ve küçücük bir hata tüm binanın yıkılmasına ve insanların hayatlarını kaybetmesine sebebiyet verebilir. Yani uzun lafın kısası sağlıklı bir yöntem değildir.

Bir paket programına entegrasyon yapmak ucuzdur. Daha az para ücretlere satın alırsınız ve geliştirme sürecide daha kısadır. Fakat konu kalite ve hız gibi önemli değerler gelince yukarıda bahsettiğim konular ön plana çıkmaktadır.

Bu yüzden size tavsiyemiz eğer imkânınız var ise tek bir firma ile çalışınız. Bu konuda bir anımı anlatmak istiyorum. Çekmece rayı üreten bir fabrikanın otomasyonunu hazırlamak için bir fabrika ile anlaşma sağladık. Fabrikanın zaten bir otomasyonu vardı ve 4 farklı yazılım firmasının çalışmasıyla ortaya çıkmıştı. Biz otomasyonu devreye almadan önceki bir yıl içerisinde fabrika %4 geri dönüşüm elde ederken, bizim otomasyonumuzu kullanmaya başladığı yılın sonunda %41 geri dönüşüm elde ettiler. Geri döndürdükleri en önemli madde demir ve demir fiyatları konusunda biraz fikriniz var ise o geri dönüşümün fabrika için önemini anlayabilirsiniz. %1’lik bir oynama bile ne kadar büyük rakamlara denk etmektedir, bir düşününüz.

Eğer bir tavsiyeye ihtiyacınız olursa lütfen iletişim bölümünden bizimle iletişime geçiniz. Sizin için de bir algoritma geliştirelim ve kârlılık oranlarınızın artışını beraber izleyelim.